在庫管理表は、一般的に倉庫や企業内に保管する商品、商品の残数、発注予定数、入出荷日のスケジュール、あるいは商品の単価など、品目や在庫数の情報を把握するために利用されます。

　当然のことながら在庫管理を疎かにしてしまうと、商品の残数や入荷数を正確に把握することが困難です。いざお客様から注文を受けた際に、在庫が不足してしまう可能性や、逆に在庫を持ちすぎてしまい、品質の劣化や経営の悪化に繋がる恐れもあります。在庫管理表を活用すると、最新の在庫の状況をいち早く知ることができるため、注文を受けてからの出荷作業や、スケジュール管理などを適切に行うことができるのです。

　在庫管理表を作成するためには、さまざまな方法がありますが、EXCELのフォーマットでの作成も可能です。EXCELは表計算ソフトとして作られたこともあり、このような在庫を管理する場合や、グラフを用いたデータ管理をする場合に、非常に優れているソフトだと言えます。また、EXCELには既存のテンプレートが多数あり、在庫管理用のテンプレートも複数用意されています。もちろんEXCELベースであるGoogleスプレッドシートやMac互換ソフトなどでも作成可能です。

在庫管理表を作る上でシートを分けることをおすすめします。 ①入庫管理シート、②出庫管理シート、③入出庫管理シートの３つに分けるととても便利です。それぞれ詳しくご紹介します。①入庫管理→在庫が入る際に日時や量を記録、②出庫管理→在庫が出る際に日時や量を記録、③入出庫管理→入庫、出庫管理を元に最終的な数を計算ーー役割によってシートを分けると、記録がスムーズにでき誰が見ても見返しやすい在庫管理表を作成することができます。

　作成する際の重要なポイントは、在庫の管理方法や商品の特徴を理解することです。ただなんとなく在庫情報を入力するだけでは在庫管理表の効果を感じられず、かえって手間になってしまいます。第一に、どの商品をどこで保管しているのか、売れている商品は何か、再発注の数量はどのくらいかなど、必要な内容を絞っていきましょう。自動計算機能を用いることで、ミスを減らし効率良く在庫数や売り上げ金額を計算することができます。これらの特徴をおさえたうえで、表に入力していきましょう。

　失敗するポイントはズバリ「最初の作り方が間違っていた」「更新エラー」の2つです。最初の作り方の失敗とは、必要な要素が網羅されておらずせっかく作った在庫管理表が自社にとって必要な機能を果たせないということが起こりえます。web上で配布されているテンプレートなど手軽ですぐ始められるメリットがある一方で、自社にとってちゃんと機能するようにカスタマイズしなければ単なる時間の無駄になることもあります。必要な情報は網羅した表作成を心がけましょう。「更新エラー」はいくつかの要因で引き起こされます。まず一つは、表を手動更新する場合、単に数値などの入力ミスなどが起こりえます。数え間違いや覚え間違い、打ち間違いなどヒューマンエラーはあらゆる箇所で起きます。防ぐためにはなるべく自動化できる仕組み作りが必要です。システムやツールの導入が自動化の一助となります。ただ、時間もコストもかかるため手動でやるしかない場合は更新時は人的なダブルチェックを行うなど対策しましょう。続いて更新ルールを厳密に決めておかないと、担当者の更新忘れや2人の担当者が更新してしまうなどのエラーも起こりえます。逆にExcel更新担当を一人しか設けないと、俗人化が進んでしまい休暇や退職といった際にとても脆弱になってしまいますので注意しましょう。往々にして管理表の更新は面倒なものです。面倒なものだからこそ厳しい運用を行わないといけません。担当者全員がしっかり意識した更新運用ができないのであればまず間違いなくエラーは起こり、失敗するものだと心得ておきましょう！手動管理にせよシステムを導入する場合でも、簡単に完結することはありません！表自体を作ることは簡単にできますが、「作る表の設計」「更新運用」は甘く見てはいけません！