2022.07.31 コラム
プレスリリースの書き方とは？メリットや書くポイントも紹介！
プレスリリースの作成は企業の広報活動でも重要な要素の1つです。多くの読者に読んでもらうにはプレスリリースの情報をわかりやすく魅力的に伝える技術が必須。そこで今回はプレスリリースの書き方についてメリットや上手に書くポイントも含めて解説します。
そもそもプレスリリースとは？
プレスリリースとは、企業や団体がテレビやWEBなどの媒体を通して新商品やサービスの案内、企業活動などを発信するための文書のことです。
プレスリリースを出すことでニュースとして様々な媒体で報道されるため、多くの人に自社の情報を認知してもらえます。またニュースだけでなく内容によってはバラエティ番組や情報誌などで取り上げられるケースもあるでしょう。
プレスリリースの広告と比較して発信自体のコストがかからないなどのメリットがありますが、各メディアに取り上げてもらえる保証がないため情報発信に工夫が必要です。またメディアという第三者を介して情報発信されるため、信頼性が高いのも特徴と言えます。
プレスリリースのメリット
プレスリリースのメリットは無料でも情報発信しPR効果が期待できることです。
特にWEB上の大手サイトやニュースサイトに掲載されれば、媒体を見ている多くのユーザーに対して情報が拡散されます。
広告などの他のPR方法よりも割安に企業の宣伝ができ、広告宣伝費用の削減にもつながるでしょう。
プレスリリースには他にも様々なメリットがあり、企業認知度の向上から採用における応募数増加や採用コストの削減、第三者を介した情報発信による信頼性の向上など企業としての価値向上にも貢献してくれます。
プレスリリースを書く前に準備すべきこと
ここではプレスリリースを書く前に準備すべきことについて解説します。
・目的を明確にする
・適切なメディア・媒体の選定
・プレスリリースの構成をつくる
プレスリリースを出す前に上記を事前に確認しておきましょう。
◇目的を明確にする
まずはプレスリリースを出す目的を明確にしましょう。
目的を明確にすれば、適切な媒体選定やアプローチ方法などリリース後の方針も決めやすくなります。
方針を決めてからプレスリリースを出すことで、配信効果も高くなるうえ、無駄な工程の削減にもつながるでしょう。
◇適切なメディア・媒体の選定
目的を明確にしたら、プレスリリースに適切なメディア・媒体を選定しましょう。
世の中にはさまざまなメディアが存在し、得意とするテーマも各メディアによって違います。各メディアの特徴を把握することで適したメディアの選定はもちろん、媒体の担当者と話すときやプレスリリースの構成作りにも役立てられるでしょう。
候補メディアが既にある場合は、そのメディアが取り扱うテーマの傾向を把握します。候補メディアがない場合は、プレスリリース配信代行会社を使うのもおすすめです。
◇プレスリリースの構成をつくる
プレスリリースを書き出す前に構成を作成しましょう。
構成を作成することでどの切り口で何を伝えるべきかが明確になるため、読者に伝わりやすいプレスリリースにできます。
もし構成に迷うようであれば、プレスリリースのテンプレートや他社のプレスリリースを参考にするのもおすすめです。
プレスリリースの基本構成
ここではプレスリリースの基本構成を紹介します。
プレスリリースにも様々な形式がありますが、一般的には以下の項目が含まれています。
・タイトル
・リード文
・本文
・問い合わせ先や会社概要（文末）
▽タイトル
タイトルはプレスリリースで最も重要な項目です。
タイトルはプレスリリースの結論を表すため、タイトルが分かりにくいとプレスリリースの情報が読者に伝わりません。
また多くの企業がプレスリリースを発信しているため、読者に読んでもらうためにも興味をひくタイトルを設定する必要があります。
▽リード文
リード文とは本文に入る前に記載されるもので、プレスリリースの要約を記した文章のことです。
リード文もタイトルと同じく読者の最初に目が留まる部分なので、冒頭では伝えるべきことを一言で伝えるよう意識しましょう。
またタイトルを見て興味を持った読者が本文を読み進めるきっかけとなるよう、重要なキーワードを盛り込むようにするのがポイントです。
分量に決まりはありませんが、スピーディーに内容を把握できるよう3行程度に抑えたほうが良いでしょう。 "
▽本文
リード文の次に記載するのが本文です。
本文ではプレスリリースで伝えたい内容を過不足なく記載します。
分量としても多く記載できますが、読み手側の目線に立ち情報を整理して伝えたほうが良いでしょう。
記載したい内容を適当に並べるのではなく、情報を網羅しつつ結論から書き始めるなど読み手のわかりやすさを重視した本文を心がけましょう。
▽問い合わせ先や会社概要（文末）
プレスリリースの最後には問い合わせ先や会社概要を記載します。
会社概要の記載は必須ではありませんが、記載しておくことで読者からの認知度や信頼感の向上につながるため記載したほうが良いでしょう。
またメディアによっては会社概要があるかで、記事掲載の可否を決める場合もあります。
問い合わせ先は各メディアから連絡に対応するため記載するのがおすすめです。
電話番号やメールアドレスといった連絡先はもちろん、担当者や自社サイトのURLなども記載しましょう。
プレスリリースを書き出す際のポイント
ここではプレスリリースを書き出す際のポイントを紹介します。
・簡潔に表現する
・結論から書き出す
・5W2Hを意識する
・数字を用いて表現する
・適宜画像を使用する
・誇大表現や嘘はNG
プレスリリース執筆の際は上記ポイントを事前に確認しておきましょう。
◎簡潔に表現する
プレスリリースでは、冗長表現は避けなるべく簡潔に表記することが大切です。
商品の広告などは消費者のメリットやPRポイントを多く記載する必要がありますが、プレスリリースを取り上げるメディアや記者は冗長表現を好みません。
また同じ内容を繰り返し記載してしまうと、伝えたいメッセージも伝わりにくくなります。
プレスリリースでは客観的な事実を簡潔に表現することが重要です。
◎結論から書き出す
プレスリリースでは結論から書き出し、重要な部分を早く伝えることが重要です。
起承転結など結論を最後に記載する形式もありますが読者は大量のプレスリリースに触れているため、記事に目を留めて読んでもらうためにも結論を先に伝える必要があります。
プレスリリースは結論から先に書き、読者の目に留めてもらうようにしましょう。
◎5W2Hを意識する
5W2Hとは以下の頭文字をとった略語で、情報をわかりやすく伝えるフレームワークのことです。
・When（いつ）
・Who（誰が）
・Where（どこで）
・What（何を）
・Why（なぜ）
・How（どのように）
・How much（いくら）
ニュース記事でも使われるフレームワークであり、上記を意識することで情報を過不足なく伝えやすく読み手が文章を理解しやすくなります。
わかりづらい文章はプレスリリースとしての価値を下げてしまうため、常に意識しておきましょう。
◎数字を用いて表現する
効果や実態などを表す場合、数字を用いて表現した方が良いでしょう。
具体的な数字は内容の正確さ・信憑性を高めるほか、文章の説得力も増します。
プレスリリース執筆時は積極的に数字を用いて表現しましょう。
◎適宜画像を使用する
文章だけで伝わりづらい内容は表やグラフなどの画像を適宜使って説明しましょう。
特に統計データやアンケート結果などを文章だけで表現すると、読者のイメージがつきづらいため積極的に図やグラフを用いて表現するのがおすすめです。
商品やサービス紹介の場合はイメージ画像を添付することで読者の印象に残りやすくなります。
◎誇大表現や嘘はNG
客観的な事実を記載するプレスリリースにおいて、誇大表現や嘘は記事の信頼性を落としてしまいます。
また記事だけでなく企業イメージにも悪影響があるため、「満足度100％」や「日本No.1」といった高い効果を示す場合は、その事実を証明するデータとともに掲載したほうが良いでしょう。
記載内容は他のメディアに転載されてもいいよう、補足情報や注意書きを加えるのがおすすめです。
まとめ
プレスリリースはPR効果や企業の信頼性向上など多くのメリットが存在します。
しかし読者に伝わりづらい構成や内容であると、プレスリリースの効果も半減してしまいます。
今回紹介した内容を参考に、読者の目をひくわかりやすいプレスリリースを執筆しましょう。
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